KSeF Asystent

asksef@bcsopot.com.pl

Instrukcja obsługi

Biuro rachunkowe

Cennik

Import firm z programu KPR

Start pracy z klientami

Import firm z programu KPR pozwala wskazać klientów, dla których mają zostać utworzone konta w KSeF Asystencie. Na tej podstawie system wyśle zaproszenia do klientów.

Wybierz folder programu KPR

  1. Przejdź do zakładki Baza Firm.
  2. Kliknij Wybierz folder KPR.
Widok Baza Firm z przyciskiem Wybierz folder KPR.
Początek importu firm z programu KPR.

Wybierz główny folder programu KPR i potwierdź dostęp

Systemowe okno wyboru folderu KPR.
Wybór ścieżki do folderu programu KPR.
  1. Wskaż właściwy folder programu KPR na dysku.
  2. Kliknij Prześlij.
  3. Jeżeli przeglądarka poprosi o potwierdzenie dostępu do wielu plików, potwierdź operację.

Przeglądarka może pokazać dodatkowy komunikat o lokalnym odczycie plików. Ten krok jest wymagany, aby system odczytał listę firm z lokalnego folderu programu KPR.

Komunikat przeglądarki potwierdzający odczyt danych z folderu KPR.
Potwierdzenie dostępu do danych lokalnych.

Wybierz firmy i uzupełnij wymagane pola

  1. Zaznacz firmy, dla których chcesz utworzyć konta w systemie.
  2. Uzupełnij brakujące dane, przede wszystkim adresy e-mail klientów.
  3. Sprawdź zakres informacji, które będą użyte do utworzenia konta.
Tabela dostępnych firm z brakującymi danymi do uzupełnienia.
Uzupełnij wymagane dane przed utworzeniem kont.

Przed utworzeniem kont upewnij się, że klient wyraża zgodę na utworzenie konta i użycie wskazanego adresu e-mail do logowania do KSeF Asystent.

Tabela firm po uzupełnieniu danych i gotowa do utworzenia kont.
Po uzupełnieniu danych można utworzyć konta w systemie.
  1. Po sprawdzeniu danych kliknij Utwórz konta w systemie.
  2. Klienci otrzymają zaproszenia do portalu KSeF Asystent.

Wybór firmy do pracy

  1. Po imporcie lub po zalogowaniu wybierz firmę, w kontekście której chcesz pracować.
  2. Listę firm można przeglądać po nazwie i NIP.
  3. Kontekst firmy można później zmienić w górnym pasku aplikacji.
Widok listy firm dostępnych do wyboru.
Wybór firmy ustawia kontekst dalszej pracy.

Dodawanie certyfikatu KSeF

Ustawienia

Dodanie certyfikatu typu Authentication umożliwia połączenie KSeF Asystent z Krajowym Systemem e-Faktur dla wybranej firmy.

Certyfikat KSeF jest nośnikiem tożsamości podmiotu uwierzytelniającego, najczęściej identyfikowanej przez PESEL albo NIP.

Biuro rachunkowe nie powinno korzystać z certyfikatów firm lub klientów biura. Biuro rachunkowe może wykorzystać swój certyfikat KSeF dla wszystkich firm, dla których posiada się uprawnienia w KSeF.

Przejdź do Ustawień i otwórz zakładkę KSeF - Konfiguracja

  1. W górnym menu kliknij Ustawienia.
  2. W ustawieniach przejdź do zakładki KSeF - Konfiguracja.
  3. Kliknij Dodaj certyfikat.
Zakładka Ustawienia w górnym menu aplikacji.
Start konfiguracji certyfikatu w Ustawieniach.
Sekcja KSeF - Konfiguracja z przyciskiem Dodaj certyfikat.
Zakładka KSeF - Konfiguracja dla wybranej firmy.

Przygotuj plik certyfikatu oraz plik klucza prywatnego. Jeżeli podczas generowania certyfikatu ustawiono hasło, wpisz je podczas dodawania.

Dodaj certyfikat, klucz prywatny i przeprowadź weryfikację

  1. Wgraj plik certyfikatu w obsługiwanym formacie.
  2. Wgraj plik klucza prywatnego .key.
  3. Wprowadź hasło i kliknij Zweryfikuj i dodaj.
  4. Poczekaj na zakończenie weryfikacji certyfikatu.
Formularz dodawania certyfikatu i klucza prywatnego.
Formularz dodawania certyfikatu KSeF.
Ekran weryfikacji certyfikatu KSeF.
System sprawdza poprawność certyfikatu.
  1. Po pomyślnej weryfikacji pojawi się ekran potwierdzający sukces.
  2. Kliknij Zamknij i wróć do ustawień firmy.
Komunikat o poprawnym dodaniu certyfikatu KSeF.
Komunikat o poprawnym dodaniu certyfikatu.
Widok ustawień z już dodanym certyfikatem.
Dodany certyfikat widoczny w ustawieniach firmy.

Po dodaniu certyfikatu można włączyć automatyczną synchronizację faktur z KSeF dla danej firmy.

Sekcja automatycznej synchronizacji KSeF w ustawieniach firmy.
Automatyczna synchronizacja jest ustawiana osobno dla każdej firmy.

Wczytaj paczkę z programu KPR

Udostępnianie dokumentów klientom

Po stronie biura można zaimportować paczkę faktur pobraną wcześniej z KSeF przez program KPR. Po imporcie dokumenty będą widoczne dla klienta i otrzymają status „Do opisania”.

Wskaż paczkę ZIP i zaimportuj dokumenty

  1. Na liście faktur kliknij Wczytaj paczkę z programu KPR.
  2. Wybierz właściwy plik .zip z podfolderu KSeF odpowiedniej firmy.
  3. Sprawdź podgląd dokumentów i kliknij import.
Przycisk Wczytaj paczkę z programu KPR na liście faktur.
Import paczki rozpoczyna się z listy faktur.
Wybór pliku ZIP z folderu KSeF w systemie operacyjnym.
Wybór pliku ZIP z podfolderu KSeF.
Podgląd dokumentów do importu z paczki.
Podgląd i wybór dokumentów do importu.

Jeżeli dokumentów nie widać od razu na liście, zmień filtr daty i kliknij Pokaż wyniki.

Lista faktur po imporcie ze statusem Do opisania.
Po imporcie dokumenty są gotowe do opisu przez klienta.

Pobieranie dokumentów przygotowanych przez klienta

Przetwarzanie po stronie biura

Po wstępnej klasyfikacji po stronie klienta biuro rachunkowe może pobrać dokumenty do dalszego przetwarzania i zapisać je bezpośrednio do folderu programu KPR.

Zaznacz dokumenty, pobierz i wskaż folder KPR

  1. Zaznacz dokumenty na liście.
  2. Na dolnym pasku akcji kliknij Pobierz.
  3. W oknie potwierdzenia kliknij przycisk pobrania.
Widok listy dokumentów z dolnym paskiem akcji po stronie biura rachunkowego.
Biuro rachunkowe wybiera dokumenty do pobrania.
Okno pobierania dokumentów z przyciskiem Pobierz.
Potwierdzenie pobrania dokumentów.
Okno wyboru głównego folderu KPR podczas zapisu dokumentów.
Wskaż główny folder programu KPR.
Komunikat przeglądarki z prośbą o zgodę na zapis lub edycję plików.
Jeżeli przeglądarka poprosi o zgodę, kliknij „Zezwalaj”.
  • Wskazuj główny folder KPR, a nie podfolder konkretnej firmy.
  • Jeżeli przeglądarka poprosi o możliwość zapisu zmian w folderze, zaakceptuj tę operację.
  • Po pobraniu dokumenty przechodzą na etap dalszego przetwarzania po stronie biura.

Import do programu KPR

Księgowanie dokumentów
  1. Otwórz program KPR w kontekście właściwej firmy.
  2. W menu Faktury wybierz Pobierz z KSeF-Asystenta.
  3. Zaimportuj przygotowane wcześniej dokumenty.
Program KPR z opcją Pobierz z KSeF-Asystenta w menu Faktury.
Import oznaczonych dokumentów do programu KPR.

Status dokumentu

  • Do opisania — dokument został udostępniony klientowi i czeka na klasyfikację
  • Przesłano — klient przesłał dokument do biura rachunkowego
  • Do poprawy — biuro zwróciło dokument klientowi do wyjaśnienia lub korekty
  • W trakcie — dokument został pobrany przez biuro do dalszego przetwarzania
  • Zaksięgowane — dokument został zakończony w procesie księgowym